Veelgestelde vragen organisatoren Avond4daagse – Home Edition

Avond4daagse - Home Edition 2021
  • Mogen alle Avond4daagse organisaties deelnemen?

Nee, deelname aan Avond4daagse – Home Edition is alleen toegestaan aan organisaties die aangesloten zijn bij Koninklijke Wandel Bond Nederland (KWBN). Nog geen lid? Hier lees je meer over het lidmaatschap.

  • Ben ik als organisatie verplicht om deel te nemen?

Nee hoor. Je bent als organisatie niet verplicht om deel te nemen. Maar het biedt je wel kansen. Zo genereer je extra inkomsten (€1 per medaille die je verspreidt of € 0,40 per ingeschreven deelnemer via jouw inschrijfformulier, afhankelijk van de deelname variant die je kiest), heb je de mogelijkheid om lokaal partners en sponsoren aan te haken én kweek je goodwill bij kinderen en ouders.

  • Wat kost deelname voor mij als organisatie?

Deelname aan Avond4daagse – Home Edition kost jou als Avond4daagse organisatie niets extra. Het enige wat we vragen is of je Avond4daagse – Home Edition lokaal wilt promoten én (als je kiest voor deelname variant 1) ervoor wilt zorgen dat jouw deelnemers in de periode april t/m juni hun medailles ontvangen. De benodigde medailles hoef je niet te kopen. Je ontvangt deze kosteloos van ons.

  • Welke inzet wordt er van mij als organisatie verwacht?

Wat we vragen is of je Avond4daagse – Home Edition lokaal wilt promoten én (als je kiest voor deelname variant 1) ervoor wilt zorgen dat jouw deelnemers in de periode april t/m juni hun medailles ontvangen. Je kunt zelf nog beslissen of je hier ook Avond4daagse diploma's en evt. uitingen van lokale sponsoren aan toe wilt voegen.

  • Krijg ik voor de Home Edition ook promotiemateriaal?

Voor de Avond4daagse – Home Edition bieden we online promotiemateriaal aan. Via de toolkit op deze website krijg je de beschikking over onder andere: logo Home Edition, afbeeldingen, voorbeeld teksten en berichten voor website, social media, nieuwsbrieven, lokaal persbericht, communicatie naar scholen, etc. Tijdens de looptijd van de Avond4daagse – Home Edition breiden we het materiaal in deze toolkit regelmatig uit/actualiseren we het.
Omdat veel organisatoren aangaven nog over voldoende gedrukt promotiemateriaal te beschikken en omdat er door de coronamaatregelen minder mogelijkheden zijn om gedrukt promotiemateriaal op een goede manier in te zetten, bieden we voor de Home Edition de promotiemiddelen digitaal aan. Heb je nog voorraad drukwerk dat je eerder niet kon gebruiken, dan kun je dat als je dat wilt altijd nog gebruiken. En mocht je toch behoefte hebben aan gedrukt promotiemateriaal, dan kan wellicht een andere Avond4daagse organisator je verder helpen. Stel je vraag in de besloten Facebookgroep.

  • Hoe weet ik welke deelnemers meedoen en een medaille verdienen?

Je ontvangt iedere week van KWBN een overzicht van jouw deelnemers inclusief de bijbehorende medailles.

  • Moet ik als ik deelneem als organisatie medailles bestellen?

Als je als organisatie deelneemt aan Avond4daagse - Home Edition hoef je geen medailles te bestellen. Je ontvangt deze automatisch kosteloos van ons.

  • Binnen welke termijn moet ik de medailles verspreiden?

Het is de bedoeling dat je de medailles binnen 7 dagen nadat je deze ontvangt van KWBN (maar het liefst zo snel mogelijk) verspreidt onder jouw deelnemers.

  • Hoe weet ik bij welke deelnemers ik een medaille moet afgeven (indien gekozen voor variant 1).

Wekelijks ontvang je van ons een overzicht met alle deelnemers die zich hebben aangemeld via jouw inschrijfformulier. In dit overzicht staan ook de adresgegevens van de deelnemers waar jullie de medailles kunnen afgeven. In verband met de privacy gaan jullie akkoord met het op de juiste manier omgaan met deze persoonsgegevens. Hierover informeren we jullie na aanmelding.

  • Mag ik de medailles ook via een afhaalpunt verspreiden?

Dit hangt af van de op dat moment geldende coronamaatregelen. Als het binnen de richtlijnen van de Rijksoverheid past, kan dat mits het afhaalpunt voor mensen uit jouw postcodegebied zich op max 5 km bevindt. In de voorwaarden van zowel deelnemer als lidorganisatie gaan we uit van bezorging van medailles aan huis. Mocht de deelnemer dus niet in staat zijn om naar een afhaalpunt te gaan, dan is het wel de bedoeling dat je de betreffende medailles bij de deelnemers thuis bezorgt of ze naar hen verstuurt. Is dit voor jouw organisatie lastig, dan kun je overwegen te kiezen voor deelname variant 2. Hierbij maak je alleen promotie voor de Avond4daagse en ben je niet verantwoordelijk voor de verspreiding van de medailles. Je ontvangt in dat geval €0,40 per deelnemer die zich via jouw lokale inschrijfformulier aanmeldt. Wil je alsnog overstappen van deelname variant 1 naar deelname variant 2, laat dat dan zo snel mogelijk weten via info@avond4daagse.nl.

  • Welke kansen biedt deelname mij als organisatie?

Allereerst genereer je extra inkomsten (€1 per medaille die je verspreidt of € 0,40 per ingeschreven deelnemer via jouw inschrijfformulier, afhankelijk van de deelname variant die je kiest). Daarnaast heb je de mogelijkheid om lokaal partners en sponsoren aan te haken. Ook  kun je het promotiemateriaal wat je nog op voorraad hebt toch gebruiken. Én je blijft in contact met jouw deelnemers en kweekt goodwill bij kinderen en ouders.

  • Hoe gaat het met de uitbetaling van de vergoedingen aan ons als Avond4daagse organisatie?

Na afloop van de actieperiode ontvangen de deelnemende Avond4daagse organisaties op initiatief van KWBN de uitbetaling. Hier hoef je zelf dus geen actie op te ondernemen.

  • Hoe geef ik aan dat ik als organisatie deel wil nemen?

Meld je het liefst vóór 28 februari 2021 aan via het inschrijfformulier. Je ontvangt van ons dan aanvullende informatie.

  • Tot wanneer kan ik besluiten om deel te nemen?

Weet je al dat je deel wilt nemen, laat ons dat dan vóór 28 februari 2021 weten. We hebben dan voldoende tijd om het lokale inschrijfformulier voor je te maken. Aanmelden doe je door het inschrijfformulier in te vullen. Je ontvangt van ons dan aanvullende informatie. Besluit je later dat je mee wilt doen, vul dan ook het inschrijfformulier in. Houd er rekening mee dat het max. 5 werkdagen duurt voordat jouw lokale inschrijfformulier gereed is.

  • Kan ik tussentijds overstappen van deelname variant 1 naar 2 of andersom?

Tot 29 maart 2021 kun je nog veranderen van deelname variant 1 naar 2 of andersom. Wil je dit, geef het dan zo snel mogelijk door via info@avond4daagse.nl. Tijdens de looptijd van de Avond4daagse – Home Edition is overstappen ingewikkelder. Mocht je tijdens de Home Edition echt in de problemen komen met bijvoorbeeld de verspreiding van medailles, neem dan zo snel mogelijk contact met ons op via info@avond4daagse.nl, dan kunnen we je op maat verder helpen. Maar we willen je verzoeken een weloverwogen keuze te maken voor één van de beide varianten om extra administratieve handelingen te voorkomen.

  • Kunnen we zelf het inschrijfgeld bepalen?

Nee. Omdat dit een speciale editie betreft met een centrale administratie staat de hoogte van het inschrijfgeld vast. De deelnameprijs is €6,50 per deelnemer.

  • Wat betalen de deelnemers?

Het inschrijfgeld bedraagt €6,50 per deelnemer.

  • Vorig jaar was de deelnameprijs lager. Waarom is deze verhoogd?

Dit heeft met verschillende zaken te maken. Allereerst heeft KWBN vorig jaar in de Home Edition geïnvesteerd om de Avond4daagse hoe dan ook mogelijk te maken. Zo wisten we in de voorbereidingen 2020 (vanwege de korte voorbereidingstijd) niet exact wat de werkelijke kosten voor handling en verzending van de medailles zouden zijn. Deze zijn hoger uitgevallen en door KWBN voor haar rekening genomen. Een dergelijke investering is dit jaar helaas niet mogelijk. Verder hebben we de app doorontwikkeld. Dit om meer beleving toe te voegen voor de deelnemers. Ook is de app technisch verbeterd om de tevredenheid van de deelnemers verder te vergroten. Tot slot hebben we het serviceniveau verhoogd. Zo betalen we meer voor een snellere verzending van de medailles, krijgen de organisatoren de keuze uit twee varianten om deel te nemen (om het zo voor meer organisatoren aantrekkelijk te maken) en bieden we lokale inschrijfformulieren aan. Ook deze zaken kosten extra. We vinden dat deelnemen aan de Avond4daagse voor zoveel mogelijk deelnemers haalbaar moet blijven, daarom hebben we geprobeerd de verhoging tot een minimum te beperken.

  • Moet ik, als ik meedoe, ook routes uitzetten?

Nee, dat is zelfs nadrukkelijk niet de bedoeling. Om drukte en groepsvorming te voorkomen, lopen alle deelnemers op een zelf gekozen dag en tijd hun eigen routes die verkregen kunnen worden uit de app eRoutes.

  • Mag ik zowel een reguliere Avond4daagse organiseren als een Home Edition?

Mits op dat moment evenementen toegestaan zijn én je een vergunning van de gemeente hebt voor een reguliere Avond4daagse mag dat. Maar houd er wel rekening mee dat je dan dubbel werk hebt.

  • Wat gebeurt er als ik als organisatie niet deelneem?

We vinden het erg belangrijk om kinderen in Nederland toch de mogelijkheid te bieden om de Avond4daagse te lopen. Als jij als organisatie niet deelneemt en er melden zich kinderen uit jouw postcodegebied aan, dan zorgen we er vanuit het landelijke bondsbureau voor dat de kinderen toch hun medailles ontvangen. Je ontvangt dan natuurlijk niet de inkomsten per deelnemer.

  • Moet ik mij afmelden als ik niet mee wil doen aan Avond4daagse – Home Edition?

Nee, dat is niet nodig. Je moet je alleen aanmelden als je wél mee wil doen.